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党务知识

这些公文处理工作中易混淆的概念要把准

来源:“秘书工作”微信公众号  发布时间:2020年09月25日

  公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。公文处理工作具有科学化、系统化、制度化、规范化的特点,如果文秘人员对公文处理工作的一些概念理解不深不透,就可能影响工作效率和质量。本文梳理了公文处理工作中几组易混淆的概念,着重阐述其区别,并指出实践中的常见错误,以供参考。

请示 报告

  根据《党政机关公文处理工作条例》,请示适用于向上级机关请求指示、批准;报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。两者同属于上行文,但有很大不同。

  从受文机关的义务来看,请示的重点在于“示”,受文机关有义务对发文机关的请示事项予以答复;而报告的重点在于“告”,受文机关对报告可不作回复。从制发时间来看,请示的制发时间应当在所请示事项发生之前,报告的制发时间一般在所报告事项发生之后。

  公文处理工作中,经常遇到请示与报告混淆的情况。最常见的是报告中夹带请示事项,有的直接把标题写成“×××关于××××的请示报告”,有的虽然没有明确请求上级机关答复,却在报告中夹带一些十分具体的工作建议,如请领导协调、其他部门协助的具体事项、建议开展的工作等,有打“擦边球”之嫌;还有的虽然没有请示具体事项,却出于“礼貌”“客气”,在报告文末加上“请审示”“请审阅”“请批示”之类请示用语。

  更为严重的是,有的单位故意以报告代替请示,把拟开展的工作事前报告,之后不断询问上级机关是否同意,或者干脆把报送了报告默认为领导已阅知且同意,如果事后出现问题,则以领导已事前阅看报告为由推脱责任。还有的单位就属于自身职权范围内的日常工作、事后报告即可的事项等上报请示,看似讲规矩,实则不担当。

未标注密级的文件

公开发布文件

  未标注密级的文件是指不属于国家秘密的文件,公开发布文件是指面向社会公开的文件。从概念外延上说,未标注密级的文件既包括了公开发布文件,又包括了虽然不属于国家秘密,但不宜面向社会公开的内部文件。

  公文处理工作中,有些干部想当然地认为未标注密级的文件就是可以公开的,这种错误认识直接导致个别干部擅自拍摄内部文件,使用微信、QQ等即时通讯工具和电子邮箱违规传送内部文件,甚至在微信群、博客、网盘违规发布内部文件等错误行为,给党和国家事业造成损失。

  此外,即便文件标注公开发布,也只有由制发机关履行一定程序后才能面向社会公开,在此之前任何单位和个人不得以任何形式公开传播和使用文件;公开之后也要以公开版本为准传播和使用。个别干部看到文件标注公开发布,就迫不及待地在公开的文件资料、出版物、会议、新闻媒体中以及互联网网站、微信上使用和传播,这也是错误的。

特提 特急 加急 平急

  《党政机关公文处理工作条例》规定,根据紧急程度,紧急公文应当分别标注特急、加急,电报应当分别标注特提、特急、加急、平急。由此可见:第一,特急和加急可用于所有文电,而特提和平急只能用于标注电报,非电报的公文是不能标注特提和平急的;第二,公文的紧急程度有严格区分,标注应当符合实际,特别是特提、特急的标注应当从严控制。

  公文处理工作中,紧急程度的标注经常出现不准确、不恰当的现象。一是有的把非电报的公文标注为特提和平急,或者不规范地标注急、急件等。二是紧急公文没有标注或者低标紧急程度,造成紧急公文迟迟得不到处理,甚至延误了重要工作。三是不紧急的公文标注紧急程度,或者紧急公文高标紧急程度,例如有的单位通过限时、特急公文报送一般工作情况报告和简报资料,有的甚至在凌晨以特提电报形式报送某方面工作的年度情况报告,不仅扰乱了受文机关正常的工作秩序,而且可能影响真正紧急公文的处理。因此,对紧急程度的标注一定要实事求是、严谨规范,切实防止出现上述问题。

成文日期 印发日期

  根据《党政机关公文处理工作条例》,公文的成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期;联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。印发日期署公文的送印日期。

  文件稿经领导签发或会议讨论通过后才能正式送印,中间还要经过文件运转、复核、批抄等环节,会产生一定的时间差,因此印发日期不能早于成文日期,而应为同一日期或者晚于成文日期。

  公文处理工作中,这方面常见的问题有:一是把印发日期机械地署为领导签发日期,再加上从公文签发到印制、投递完成的时间较长,导致受文机关收文日期与印发日期间隔过久。二是忽略了成文日期、印发日期标注的一些特定要求。如新制定的法律法规和规范性文件中有具体施行日期的,应当不早于印发日期;表彰决定的成文日期、印发日期、公开发布日期视情统一为表彰大会召开当天或者公开发布当天,等等。

审核 复核

  公文文稿审核,是指在公文文稿签发前,由发文机关的办公厅(室)开展的审核工作。复核是指已经发文机关负责人签批的公文,印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行的审核。

  虽然二者核查的内容有所交叉,但所处的公文处理阶段不同,核查的侧重点也不同。审核是在公文签发前进行的,核查的内容最多,可能作的修改幅度最大,一般所需时间也最长。根据《党政机关公文处理工作条例》,审核主要包括以下5点:

  (1)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

  (2)内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

  (3)涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

  (4)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

  (5)其他内容是否符合公文起草的有关要求。而复核的重点是公文的审批手续是否完备、文字是否准确、文种是否恰当、格式是否正确等,一般不对公文作实质性修改。

  公文处理工作中,有的同志认为公文一经领导同志签发,就绝对不能修改,因而不经认真负责的复核,就简单机械地制发公文,造成一些公文“带病”发出;也有的同志认为一旦复核出问题,文秘部门就可以自行修改,造成个别公文不经领导认可就改变了原意。这些认识和做法都是错误的。

  签发后的公文如果存在瑕疵,可以通过复核手续来弥补,这种弥补是对党政机关公文权威性、规范性、公信力的维护,是十分必要的。这种弥补如果只是对公文作个别文字、格式调整,在不改变原意的前提下,可以由文秘部门直接操作;但如果需对公文作实质性修改,则必须报原签批人同意,文秘部门不能擅自修改。